1. a) Bước 1: Nộp, tiếp nhận hồ sơ Tổ chức có rừng trồng bị thiệt hại gửi văn bản đề nghị xác nhận theo Mẫu số 01 Phụ lục IC ban hành kèm theo Nghị định số 42/2026/NĐ-CP đến Ủy ban nhân dân cấp xã bằng cách thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia; Bộ phận tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ, trả lời ngay tính hợp lệ của hồ sơ đối với hồ sơ nộp trực tiếp, trong thời hạn 01 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia; trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; b) Bước 2: Kiểm tra hiện trường Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân cấp xã hoàn thành việc kiểm tra hiện trường để xác định trường hợp rừng trồng được thanh lý và mức độ thiệt hại của rừng trồng; Thành phần đoàn kiểm tra hiện trường gồm đại diện: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có rừng bị thiệt hại; chủ rừng hoặc chủ đầu tư dự án có rừng bị thiệt hại; cơ quan phòng chống thiên tai cấp xã đối với các trường hợp quy định tại điểm a khoản 2 Điều 34a Nghị định số 156/2018/NĐ-CP được bổ sung tại Điều 10 Nghị định số 42/2026/NĐ-CP hoặc cơ quan thực hiện nhiệm vụ bảo vệ thực vật đối với các trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 Điều 34a Nghị định số 156/2018/NĐ-CP được bổ sung tại Điều 10 Nghị định số 42/2026/NĐ-CP hoặc cơ quan được giao xác định nguyên nhân cháy rừng đối với các trường hợp quy định tại điểm c khoản 2 Điều 34a Nghị định số 156/2018/NĐ-CP được bổ sung tại Điều 10 Nghị định số 42/2026/NĐ-CP; các cơ quan, đơn vị có liên quan khác (nếu có); c) Bước 3: Trả kết quả Kết quả kiểm tra hiện trường được lập thành biên bản theo Mẫu số 02 Phụ lục IC ban hành kèm theo Nghị định số 42/2026/NĐ-CP. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có rừng bị thiệt hại gửi Biên bản cho cơ quan có thẩm quyền quyết định thanh lý rừng trồng và tổ chức có rừng trồng bị thiệt hại.